Smartsheet revoluciona trabalho com IA generativa focada no time

Tecnologia

Smartsheet integra IA generativa para aprimorar a colaboração e a gestão de ferramentas no ambiente corporativo.

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A Smartsheet está redesenhando a forma como adota inteligência artificial generativa ao colocar a experiência dos colaboradores no centro das decisões e transformar o uso não autorizado de IA, o chamado shadow AI, em termômetro das necessidades que ainda não são atendidas pela empresa.

Como a Smartsheet está adotando a inteligência artificial com foco nas pessoas?

Na Smartsheet, a adoção de IA começa pela pergunta sobre o impacto no dia a dia de quem trabalha na empresa, e não pela lista de recursos tecnológicos disponíveis. A estratégia é liderada por Markus McKay-Fleisch, diretor de habilitação de serviços profissionais, encarregado de coordenar as iniciativas internas de IA.

“Smartsheet decidiu que precisávamos de alguém para coordenar todo esse trabalho que está acontecendo com IA e promover a adoção de forma apropriada”, afirma o executivo. Segundo ele, a empresa percebeu rapidamente que não bastava liberar novas funções de IA nas ferramentas de trabalho.

“Não se tratava apenas do uso da ferramenta; era sobre como essa ferramenta está impactando seu trabalho diário e, mais amplamente, como está impactando os objetivos da empresa”, diz McKay-Fleisch. Com isso, a área de habilitação de serviços passou a atuar quase como uma ponte entre tecnologia, liderança e equipes operacionais.

Na prática, a Smartsheet começou medindo apenas quantas pessoas usavam os recursos de IA. Com o amadurecimento do programa, o foco migrou para o que exatamente elas conseguiam entregar com essas ferramentas, como ganham tempo, reduzem tarefas repetitivas e melhoram a qualidade do trabalho.

Shadow AI vira indicador de demanda interna

Um ponto sensível na estratégia é o shadow AI, nome dado ao uso de ferramentas de IA que não foram aprovadas oficialmente pela empresa, muitas vezes acessadas diretamente na internet pelos colaboradores.

McKay-Fleisch reconhece o risco, mas vê nesse comportamento um sinal de que há lacunas na oferta oficial de tecnologia. “Há muito risco incorporado com isso, mas é importante prestar atenção porque as pessoas estão pedindo ferramentas dentro desses casos de uso de shadow AI”, afirma.

Em vez de apenas bloquear acessos, a Smartsheet tenta entender em quais tarefas esses recursos externos estão sendo utilizados e por quê. A leitura interna é que, se equipes recorrem a soluções de fora, é porque os fluxos de trabalho atuais ou as ferramentas corporativas ainda não dão conta das necessidades.

Esse monitoramento alimenta discussões com liderança, recursos humanos e TI sobre quais experiências de trabalho precisam ser redesenhadas com apoio de IA, do atendimento ao cliente à criação de relatórios e à análise de dados.

TI assume papel de guardião e habilitador

Nesse modelo, o departamento de TI ganha protagonismo como regulador e, ao mesmo tempo, facilitador da adoção de IA. É a área que controla quando e como novas funcionalidades são liberadas dentro da empresa.

“Eles detêm as chaves em nossa organização”, resume McKay-Fleisch. De acordo com ele, sempre que há demanda para habilitar um novo recurso de IA, a Smartsheet segue um processo formal de gestão de mudanças.

Esse fluxo inclui avaliação de riscos de segurança, análise de privacidade de dados, alinhamento com as prioridades do negócio e definição de quem terá acesso e com quais limites. Só depois da validação a funcionalidade é ativada para grupos de teste ou para toda a organização.

Ao centralizar o controle em TI, a empresa tenta equilibrar inovação rápida com governança: evita exposição desnecessária de dados sensíveis, mas não ignora os sinais vindos do shadow AI e das pressões do dia a dia das equipes.

Entenda o contexto

A Smartsheet é conhecida pelas plataformas de colaboração e gestão de projetos usadas por empresas de diferentes portes. Com a popularização da IA generativa no ambiente corporativo, a organização passou a ser pressionada por duas frentes: colaboradores em busca de mais automação no trabalho e gestores preocupados com segurança, produtividade e alinhamento estratégico.

Para dar conta desse cenário, a empresa optou por uma governança mais estruturada, com um responsável claro pela adoção de IA, processos formais de ativação de recursos e leitura sistemática do comportamento dos usuários. A meta não é apenas acelerar tarefas, mas entender como a tecnologia altera a cultura interna, a tomada de decisão e a distribuição de responsabilidades entre pessoas e sistemas.

Quais são as principais barreiras para a adoção de IA segundo a Smartsheet?

As principais barreiras mapeadas pela Smartsheet são o uso descontrolado de shadow AI, a dificuldade de medir benefícios reais para o trabalho e a necessidade de alinhar velocidade de inovação com segurança de dados e objetivos de negócio.

O shadow AI expõe riscos de vazamento de informações e falta de visibilidade sobre onde dados corporativos estão sendo processados. Ao mesmo tempo, escancara o apetite dos colaboradores por soluções mais inteligentes do que as oficialmente disponíveis.

Outro desafio é sair da métrica superficial de “quantas pessoas usam a IA” para medir impacto concreto: quanto tempo foi economizado, quais etapas de processos foram eliminadas, que tipo de decisão passou a ser tomada com mais qualidade.

Por fim, a Smartsheet enfrenta o equilíbrio entre inovação e governança. Cada nova função de IA precisa passar pelo crivo da TI e se encaixar em um processo formal de mudança, o que reduz riscos, mas demanda coordenação fina para não travar a experiência de quem está na linha de frente do trabalho.

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