Pagamentos em segundos, mas financeiro leva 3 dias para fechar

Tecnologia Financeira

Apesar da agilidade nos pagamentos, a conciliação financeira ainda enfrenta atrasos significativos.

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Empresas que adotaram pagamentos em segundos, de Same Day ACH a carteiras digitais, estão descobrindo um novo gargalo: enquanto o dinheiro muda de conta quase instantaneamente, a equipe financeira leva até três dias para conseguir explicar e conciliar cada transação nos livros contábeis.

Por que os pagamentos ficaram mais rápidos, mas as equipes financeiras não acompanharam essa velocidade?

Os pagamentos ficaram mais rápidos porque a infraestrutura bancária e os provedores de tecnologia passaram a liquidar os valores quase em tempo real, mas a rotina do financeiro continua presa a sistemas fragmentados e processos manuais. Na prática, o dinheiro se move em segundos, enquanto os dados que explicam esse movimento — aprovação da fatura, histórico, remessa, contabilização e reconciliação — continuam espalhados em planilhas, ERPs, portais de bancos e plataformas distintas.

Executivos relatam situações em que “o pagamento foi processado em segundos. Os livros ainda estavam errados três dias depois”. É a diferença entre duas “agendas”: o relógio do pagamento, que mede a velocidade da transferência, e o relógio do fechamento, que mede quanto tempo o negócio leva para identificar, casar e corrigir cada lançamento.

Do ponto de vista técnico, o próprio Federal Reserve separa dois caminhos da transação: o clearing, que trata da informação do pagamento, e o settlement, que é o débito e crédito nas contas. As empresas conseguiram acelerar o settlement, mas o clearing interno — o fluxo de informações dentro da companhia — continua lento, manual e pouco integrado.

O resultado é que, mesmo com 92% das empresas já usando algum tipo de pagamento acelerado, o financeiro ainda enxerga custo, segurança e falta de tempestividade na gestão dos dados como grandes desafios. Em vez de eliminar o gargalo, muitas companhias apenas o empurraram da mesa de pagamentos para a fila de reconciliação.

Quais são os principais desafios enfrentados pelas equipes financeiras diante da aceleração dos pagamentos?

O principal desafio é a desconexão entre a velocidade com que o dinheiro sai do caixa e a capacidade do time financeiro de saber, com precisão, o que exatamente aconteceu com cada pagamento. Em operações com muitos fornecedores e múltiplos provedores, como viveu a Tyler Petroleum, cada novo sistema vira mais um lugar onde o analista precisa entrar, buscar, comparar e interpretar dados para então fechar a conta.

Na prática, isso se traduz em alguns pontos críticos. Primeiro, a falta de um identificador único que siga o pagamento desde a aprovação da fatura até o lançamento contábil. Sem esse “CPF da transação”, localizar e casar um débito no extrato com a nota fiscal correta vira trabalho de garimpo. Segundo, a ausência de donos claros para cada etapa do fluxo, especialmente para os pagamentos que não batem de primeira. Profissionais resumem o problema em frases como: “Se a resposta para um pagamento não conciliado é ‘contas a pagar vai encontrar depois’, o fluxo não está pronto”.

Outro entrave é a ausência de desenho prévio da reconciliação quando um novo método entra em produção. Muitas empresas instalam soluções capazes de “mandar o dinheiro em segundos”, mas não exigem, desde o início, filas diárias de exceções, prazos para resolver divergências e trilhas de auditoria que conectem aprovação, pagamento e eventual correção.

Especialistas em automação lembram que, mesmo com sistemas mais inteligentes, o trabalho real do financeiro mora nas exceções: reembolsos, retornos, diferenças de valor, pagamentos feitos com dados incorretos ou fora do fluxo padrão. Um alerta circula entre gestores: “Pagamentos mais rápidos são úteis. Confusão mais rápida não é”.

Entenda o contexto

A popularização de pagamentos acelerados criou a expectativa de que o fechamento contábil também ficaria mais leve e rápido. Mas o que se observa hoje é quase o oposto: empresas encurtaram o tempo de liquidação de um dia para poucos segundos, mas continuam levando até três dias para solucionar um pagamento que não casa com as informações da fatura.

O efeito colateral é direto no fechamento mensal e na qualidade dos relatórios gerenciais. Diferenças de timing que não são erro real acabam misturadas com falhas de processo, e a diretoria olha para números que ainda não refletem a posição exata de caixa, receitas e despesas. “O objetivo não é a máxima velocidade do pagamento. É saber o que aconteceu depois que o dinheiro se moveu”, resume um gestor ouvido pela reportagem.

Na prática, isso força empresas a reverem processos inteiros: mapear o fluxo do início ao fim, medir o tempo do pagamento e o tempo da conciliação, escolher o método não só pela urgência, mas também pelo impacto no fluxo contábil, e planejar a reconciliação antes de ligar qualquer nova solução de pagamento.

Nesse cenário, tecnologia e automação aparecem como aliadas para reduzir tarefas repetitivas e integrar sistemas, mas o julgamento humano continua central para definir regras, tratar exceções e garantir que cada linha no extrato bancário tenha uma história clara por trás. O recado para os próximos projetos financeiros é direto: antes de acelerar ainda mais o envio de dinheiro, é preciso garantir que a empresa consiga explicar — e provar — o que aconteceu com cada centavo depois que ele saiu da conta.

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